FAQ - Logistique intervenants conférence FARM - 28 janvier 2025

La Fondation FARM applique les règles suivantes pour les déplacements des intervenants :

• Train : voyage en seconde classe
• Avion : voyage en classe économique sur les compagnies régulières

Pour optimiser les coûts, nous privilégions les billets à contraintes fortes (modification ou annulation impossible ou avec des frais élevés).

Votre interlocuteur FARM vous enverra une proposition d’itinéraire pour validation avant toute réservation définitive. Nous vous remercions de lire attentivement les conditions proposées (horaires, compagnie aérienne, durée de l’escale éventuelle, etc) avant de lui donner votre approbation.

La Fondation FARM prend en charge les réservations pour vous éviter l’avance de frais. Toutefois, vous pouvez effectuer vous-même vos réservations de train ou d’avion si cela est plus confortable pour vous. Dans ce cas, vous devrez adresser par mail à conference@fondation-farm.org les justificatifs d’achat afin d’obtenir le remboursement des frais engagés.

1. Effectuez votre réservation en respectant la politique de voyage de la Fondation FARM (classe économique pour l’avion, seconde classe pour le train).
2. Conservez soigneusement tous les justificatifs d’achat (factures, billets électroniques)
3. Après votre voyage, envoyez votre demande de remboursement par mail à : conference@fondationfarm.org en incluant :

• le formulaire récapitulatif des frais engagés
• les justificatifs d’achat scannés de ces frais (attention à la lisibilité de ceux-ci)
• votre RIB

Le remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 15 jours ouvrés après réception de votre demande complète.

Date limite pour envoyer vos demandes de remboursement : 15 février 2025

Cas particuliers des frais engagés dans une devise autre que l’euro / frais engagés par un intervenant dont la devise du compte bancaire est différente de l’euro

Le remboursement se fera en espèce en euro le jour de votre venue pour la conférence.

Afin de préparer le remboursement, merci d’adresser au plus tard le 26 janvier vos justificatifs ou a minima une estimation du montant des frais à vous rembourser.

Bagages : un bagage cabine est inclus dans votre réservation.

Aucun bagage supplémentaire n’est prévu ou remboursé par la Fondation.

Frais de visa : les frais liés à l’obtention du visa nécessaire pour votre participation sont intégralement remboursés.

Assurance rapatriement : si vous souhaitez souscrire à une assurance voyage / rapatriement, les frais vous seront remboursés sur présentation des justificatifs.

Taxi : les transferts en taxi sont remboursés uniquement pour les trajets entre l’aéroport/gare et l’hôtel.

Deux options s’offrent à vous :

1. FARM peut organiser votre transfert : indiquez-le dans le formulaire logistique qui vous sera envoyé.
2. Vous pouvez prendre un taxi vous-même et demander le remboursement en conservant le reçu. Veillez à bien mentionner sur le(s) justificatif(s) le lieu de départ et le lieu d’arrivée.

Pour tout autre frais non mentionné ici, veuillez contacter votre interlocuteur FARM avant d’engager la dépense.

Les frais de taxi ou de VTC pour vos déplacements dans Paris intra-muros ne sont pas pris en charge ni remboursés. Nous vous recommandons de privilégier les transports en commun, qui sont plus économiques et efficaces pour vos trajets dans la ville.

Oui, la Fondation FARM prendra en compte vos programmes de fidélité lors des réservations avion/train. Nous nous efforcerons de vous faire bénéficier de vos avantages tout en respectant notre politique de voyage.

Dans le formulaire logistique, mentionnez vos programmes de fidélité et vos numéros d’adhérent dans la section « Vos programmes de fidélité ».

Point important :

L’utilisation de vos programmes de fidélité ne doit pas entraîner de surcoût pour la Fondation FARM.

Dans un souci d’optimisation des coûts, le surclassement n’est possible que s’il n’entraîne pas de surcoût pour la Fondation FARM. Il reste soumis à la disponibilité des places en classe supérieure lors de la réservation.

Si vous souhaitez un surclassement, veuillez l’indiquer dans le formulaire logistique dans le champ « Remarques / commentaires ». Nous examinerons la faisabilité de votre demande.

Oui. Toutefois, veuillez noter que la prise en charge par la Fondation FARM se limite à 2 nuits d’hôtel (la nuit du 27 et celle du 28 janvier 2025).

Si vous souhaitez prolonger votre séjour, les nuitées supplémentaires seront à votre charge.

Tarif indicatif du TOO HOTEL où vous séjournerez : 248.13 € la nuit (petit-déjeuner inclus), à régler sur place.

Si vous ne souhaitez pas prolonger votre séjour au sein du TOO HOTEL et désirez prendre un autre hébergement par vous-même, veuillez indiquer dans le formulaire logistique comme date de départ de l’hôtel le « 28 janvier 2025 ».

L’assurance rapatriement vous protège en cas d’accident ou de maladie survenus à l’étranger si votre état de santé nécessite une évacuation.

Cependant, avant d’en souscrire une spécifiquement pour la conférence FARM, vérifiez vos couvertures existantes : vous êtes peut-être déjà couvert(e) par votre carte bancaire, votre assurance habitation, ou une assurance professionnelle.

En outre, les ressortissants de certains pays étrangers (liste à consulter ici) qui souhaitent se rendre dans l’espace Schengen doivent faire une demande de visa auprès du pays européen qu’ils prévoient de visiter. Pour obtenir le visa Schengen, une assurance voyage, qui couvre les frais de rapatriement et les frais médicaux d’urgence pour un montant de 30 000 € minimum, est obligatoire.

Non, nous laissons chaque intervenant choisir son assureur et définir le niveau de couverture dont il a besoin.

Pour les participants effectuant un trajet long-courrier (vol d’une durée supérieure à 6 heures), une arrivée anticipée le 26 janvier 2025 est autorisée. La Fondation FARM prendra en charge la nuit d’hôtel supplémentaire associée à cette arrivée anticipée.

La conférence annuelle est un temps fort de la Fondation FARM qui mobilise des ressources humaines et financières importantes compte tenu de la taille de notre structure.

Votre participation est essentielle à son succès. Nous vous encourageons vivement à tout mettre en œuvre pour honorer votre engagement.

Si l’annulation de votre participation est inévitable pour des motifs impérieux, nous vous prions de nous en informer dès que possible pour minimiser l’impact sur notre organisation.

Point important :

Si vous aviez réservé par vous-même vos billets de train ou d’avion, nous sommes hélas dans l’impossibilité de pouvoir vous rembourser ces dépenses.

Seules les dépenses liées à des trajets effectués peuvent faire l’objet d’un remboursement.

Dans quel hôtel serai-je logé(e) ?

Vous serez logé(e) en chambre single au

TOO Hôtel****

65 Rue Bruneseau, 75013 Paris

Accès :

Métro ligne 14 : Bibliothèque François Mitterrand, à environ 760 mètres

Tram T3A :  Avenue de France, à 210 mètres. À privilégier pour vous rendre sur le lieu de la conférence : Cité internationale Universitaire de Paris (7 stations, 14 minutes)

Coordonnées :

– Téléphone : +33 (0)1 78 90 79 90

– Email : contact@toohotel.com

La Fondation FARM prend en charge 2 nuits maximum : les nuits du 27/01 et du 28/01/2025

Pour les vols long-courriers (+6 heures) : possibilité d’une nuit supplémentaire le 26/01/2025

Prolongation de séjour (à vos frais) :

• Au TOO Hotel : environ 248.13 € / nuit avec petit-déjeuner (tarif indicatif non contractuel, susceptible d’évolution)
• Ou dans l’établissement de votre choix

Oui, il est possible de séjourner dans une chambre double. Toutefois, veuillez noter que :

• cette demande est en dehors de notre politique voyage standard et entraînera des frais supplémentaires.
• la différence de coût (31 € / nuit) vous sera refacturée.

Si vous souhaitez une chambre double, merci de le mentionner dans le champ “remarques / demandes” du formulaire logistique.

Dans votre réservation au TOO Hôtel, le petit-déjeuner est inclus. Vous disposez en outre :

• d’un accès Wi-Fi gratuit dans tout l’établissement.
• d’un accès aux installations comme le sauna et le jacuzzi extérieur (des frais s’appliquent pour les soins).
• d’un accès à la salle fitness

Pour plus de détails sur les services supplémentaires et leurs coûts éventuels, nous vous recommandons de consulter le site web de l’hôtel .

Oui, vous pouvez prolonger, à vos frais, votre séjour au TOO Hôtel.

Tarif indicatif : 248,13 € par nuit, petit-déjeuner inclus. Ce tarif est susceptible d’être modifié sans préavis par l’hôtel et devra être réglé sur place.

Si vous souhaitez prolonger votre séjour au sein du TOO HOTEL, veuillez indiquer la date de départ souhaitée dans le formulaire logistique.

Nous avons choisi le TOO Hôtel pour sa qualité et sa proximité avec le lieu de la conférence, à seulement 15 minutes en tram (direct). Cette sélection nous permet d’assurer une expérience optimale pour tous les intervenants.

En centralisant tous les participants dans le même établissement, nous facilitons la logistique, notamment pour les transferts entre l’aéroport et l’hôtel ainsi que pour l’accompagnement vers le lieu du dîner le 27 janvier.

Nous sommes convaincus que vous apprécierez le confort et les services offerts par cet établissement 4 étoiles.

Il est possible de venir accompagné(e). Cependant, le supplément de 31 € par nuit pour la chambre double vous sera facturé.

Nous vous laissons le soin de réserver les billets d’avion ou de train pour la personne qui vous accompagnera.

Si vous souhaitez venir accompagné(e), merci de le préciser dans le champ « remarques / demandes » du formulaire logistique.

Important :

Veuillez noter que votre accompagnant(e) ne pourra pas participer au dîner organisé pour les intervenants.

La nécessité d’un visa dépend de votre nationalité :

• Ressortissants de l’Union Européenne, de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse : pas de visa requis.
• Autres nationalités : certains pays sont exemptés de visa pour un séjour court, d’autres nécessitent un visa Schengen.

Pour vérifier votre situation personnelle, consultez le site France-Visas.

La Fondation FARM vous assistera dans votre demande de visa en vous fournissant une lettre d’invitation officielle détaillant :

• L’objet de votre venue
• Les dates de l’événement
• Votre rôle d’intervenant
• La prise en charge de vos frais liés à la participation à la conférence

Si une assurance rapatriement est nécessaire pour votre demande de visa, nous vous rembourserons les frais associés sur présentation d’un justificatif.

N’hésitez pas à nous solliciter pour toute assistance supplémentaire dans votre processus de demande de visa.

Oui, les frais de visa sont remboursés par la Fondation FARM sur présentation d’un justificatif.

Après votre voyage, envoyez votre demande de remboursement par mail à : conference@fondationfarm.org en incluant :

• le formulaire récapitulatif des frais engagés
• les justificatifs d’achat scannés de ces frais (attention à la lisibilité de ceux-ci)
• votre RIB

Le remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 15 jours ouvrés après réception de votre demande complète.

Cas particuliers des frais engagés dans une devise autre que l’euro / frais engagés par un intervenant dont la devise du compte bancaire est différente de l’euro

Le remboursement se fera en espèce en euro le jour de votre venue pour la conférence.

Afin de préparer le remboursement, merci d’adresser au plus tard le 26 janvier vos justificatifs ou a minima une estimation du montant des frais à vous rembourser.

Il n’y a actuellement aucune exigences sanitaires particulières pour entrer en France.

Pour obtenir les informations les plus récentes et officielles sur les conditions sanitaires d’entrée en France, nous vous recommandons de consulter régulièrement le site du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, rubrique “Venir en France”.

• Petits-déjeuners : inclus dans la réservation de votre chambre d’hôtel
• Dîner organisé par la Fondation FARM le 27 janvier
• Déjeuner le jour de la conférence : buffet traiteur prévu

Afin de répondre au mieux à vos attentes, veuillez préciser vos restrictions alimentaires dans la section “dîner du 27 janvier” du formulaire logistique. La Fondation FARM mettra tout en œuvre pour proposer des alternatives adaptées à votre régime. Bien que nous ne puissions garantir une correspondance parfaite pour tous les régimes, nous nous efforcerons de trouver des solutions satisfaisantes.

Le dîner du 27 janvier est l’occasion de rencontrer les autres intervenants et les membres de la gouvernance de la Fondation FARM. Il s’agit d’un dîner convivial. Nous vous conseillons de choisir une tenue qui soit à la fois élégante et décontractée, afin de vous intégrer à l’événement. Une tenue de soirée formelle n’est pas nécessaire.

Le dîner est exclusivement réservé aux intervenants et aux membres de la gouvernance de la Fondation FARM. Nous ne pouvons pas faire d’exception à cette règle.

Votre interlocutrice principale pour toute question logistique est :

Katia RAZAFINDRAMAVO

Email :  katia.razafindramavo@fondation-farm.org

Téléphone / whatsapp :  +33 7 67 53 31 68