FAQ - Logistique intervenants conférence FARM - 17 février 2026

The FARM Foundation applies the following rules for the travel of speakers:

• Train: second class travel
• Plane: economy class travel on scheduled airlines

To optimize costs, we favor tickets with strong constraints (modification or cancellation impossible or with high fees).

Votre interlocuteur FARM vous enverra une proposition d’itinéraire pour validation avant toute réservation définitive. Nous vous remercions de lire attentivement les conditions proposées (horaires, compagnie aérienne, durée de l’escale éventuelle, etc) avant de lui donner votre approbation.

La Fondation FARM prend en charge les réservations pour vous éviter l’avance de frais. Toutefois, vous pouvez effectuer vous-même vos réservations de train ou d’avion si cela est plus confortable pour vous. Dans ce cas, vous devrez adresser par mail à conference@fondation-farm.org les justificatifs d’achat afin d’obtenir le remboursement des frais engagés.

1. Effectuez votre réservation en respectant la politique de voyage de la Fondation FARM (classe économique pour l’avion, seconde classe pour le train).
2. Conservez soigneusement tous les justificatifs d’achat (factures, billets électroniques)
3. After your trip, send your refund request by email to: conference@fondationfarm.org including:

• the summary form of expenses incurred
• scanned proof of purchase of these costs (make sure they are legible)
• your bank details

The refund will be made by bank transfer within 15 working days after receipt of your complete request.

Deadline to submit your refund requests : 15 mars 2026

Special cases of costs incurred in a currency other than the euro / costs incurred by a participant whose bank account currency is other than the euro

Reimbursement will be made in cash in euros on the day of your arrival for the conference.

Afin de préparer le remboursement, merci d’adresser au plus tard le 13 février vos justificatifs ou a minima une estimation du montant des frais à vous rembourser.

Luggage : one piece of cabin baggage is included in your reservation.

Aucun bagage supplémentaire n’est prévu ou remboursé par la Fondation.

Visa fees : les frais liés à l’obtention du visa nécessaire pour votre participation sont intégralement remboursés.

Repatriation insurance : if you wish to take out travel/repatriation insurance, the costs will be reimbursed upon presentation of supporting documents.

Taxi : les transferts en taxi sont remboursés uniquement pour les trajets entre l’aéroport/gare et l’hôtel.

Deux options s’offrent à vous :

1. FARM can organize your transfer: indicate this in the logistics form that will be sent to you.
2. You can take a taxi yourself and request reimbursement by keeping the receipt. Make sure to clearly state the departure and arrival points on the receipt(s).

Pour tout autre frais non mentionné ici, veuillez contacter votre interlocuteur FARM avant d’engager la dépense.

Taxi or private hire vehicle fares for your travel within Paris are not covered or reimbursed. We recommend that you use public transport, which is more economical and efficient for your trips within the city.

Yes, the FARM Foundation will consider your loyalty programs when booking flights and trains. We will make every effort to ensure you receive your benefits while respecting our travel policy.

Dans le formulaire logistique, mentionnez vos programmes de fidélité et vos numéros d’adhérent dans la section « Vos programmes de fidélité ».

Important point :

L’utilisation de vos programmes de fidélité ne doit pas entraîner de surcoût pour la Fondation FARM.

In order to optimize costs, upgrading is only possible if it does not result in no additional cost for the FARM Foundation. It remains subject to the availability of seats in higher class at the time of booking.

If you would like an upgrade, please indicate this in the "Remarks/Comments" field on the logistics form. We will review the feasibility of your request.

Oui. Toutefois, veuillez noter que la prise en charge par la Fondation FARM se limite à 2 nuits d’hôtel (la nuit du 16 et celle du 17 février 2026).

If you wish to extend your stay, the additional nights will be at your expense.

Indicative rate of the TOO HOTEL where you will be staying: 248.45 € la nuit (breakfast included), to be paid on site.

Si vous ne souhaitez pas prolonger votre séjour au sein du TOO HOTEL et désirez prendre un autre hébergement par vous-même, veuillez indiquer dans le formulaire logistique comme date de départ de l’hôtel le « 17 février 2026 ».

L’assurance rapatriement vous protège en cas d’accident ou de maladie survenus à l’étranger si votre état de santé nécessite une évacuation.

Cependant, avant d’en souscrire une spécifiquement pour la conférence FARM, vérifiez vos couvertures existantes : vous êtes peut-être déjà couvert(e) par votre carte bancaire, votre assurance habitation, ou une assurance professionnelle.

In addition, nationals of certain foreign countries (list to consult here) qui souhaitent se rendre dans l’espace Schengen doivent faire une demande de visa auprès du pays européen qu’ils prévoient de visiter. Pour obtenir le visa Schengen, une assurance voyage, qui couvre les frais de rapatriement et les frais médicaux d’urgence pour un montant de 30 000 € minimum, est obligatoire.

No, we let each participant choose their insurer and define the level of coverage they need.

Pour les participants effectuant un trajet long-courrier (vol d’une durée supérieure à 6 heures), une arrivée anticipée le 15 février 2026 est autorisée. La Fondation FARM prendra en charge la nuit d’hôtel supplémentaire associée à cette arrivée anticipée.

The annual conference is a highlight of the FARM Foundation, which mobilizes significant human and financial resources given the size of our structure.

Your participation is essential to its success. We strongly encourage you to do everything possible to honor your commitment.

Si l’annulation de votre participation est inévitable pour des motifs impérieux, nous vous prions de nous en informer dès que possible pour minimiser l’impact sur notre organisation.

Important point :

Si vous aviez réservé par vous-même vos billets de train ou d’avion, nous sommes hélas dans l’impossibilité de pouvoir vous rembourser ces dépenses.

Seules les dépenses liées à des trajets effectués peuvent faire l’objet d’un remboursement.

You will be accommodated in single room At

TOO Hotel****

65 Rue Bruneseau, 75013 Paris

Access :

Metro line 14: Bibliothèque François Mitterrand, approximately 760 meters away

Tram T3A: Avenue de France, 210 meters away. The best way to get to the conference venue is: Cité internationale Universitaire de Paris (7 stops, 14 minutes)

Contact details :

– Téléphone : +33 (0)1 78 90 79 90

– Email : contact@toohotel.com

La Fondation FARM prend en charge 2 nuits maximum : les nuits du 16/02 et du 17/02/2026

Pour les vols long-courriers (+6 heures) : possibilité d’une nuit supplémentaire le 15/02/2026

Extension of stay (at your expense) :

• Au TOO Hotel : environ 248.45 € / nuit avec petit-déjeuner (tarif indicatif non contractuel, susceptible d’évolution)
• Ou dans l’établissement de votre choix

Yes, it is possible to stay in a double room. However, please note that:

• This request is outside of our standard travel policy and will incur additional charges.
• the difference in cost (€31/night) will be re-invoiced to you.

If you would like a double room, please mention this in the “comments/requests” field of the logistics form.

Breakfast is included in your reservation at the TOO Hotel. You also have:

• d’un accès Wi-Fi gratuit dans tout l’établissement.
• access to facilities such as the sauna and outdoor jacuzzi (fees apply for treatments).
• access to the fitness room

For more details on additional services and their possible costs, we recommend that you consult the website of l’hôtel .

Yes, you can extend, at your expense, your stay at the TOO Hotel.

Indicative price : 248,45 € par nuit, petit-déjeuner inclus. Ce tarif est susceptible d’être modifié sans préavis par l’hôtel et devra être réglé sur place.

If you wish to extend your stay at TOO HOTEL, please indicate your preferred departure date in the logistics form.

Nous avons choisi le TOO Hôtel pour sa qualité et sa proximité avec le lieu de la conférence, à seulement 15 minutes en tram (direct). Cette sélection nous permet d’assurer une expérience optimale pour tous les intervenants.

En centralisant tous les participants dans le même établissement, nous facilitons la logistique, notamment pour les transferts entre l’aéroport et l’hôtel ainsi que pour l’accompagnement vers le lieu du dîner le 16 février.

We are confident that you will appreciate the comfort and services offered by this 4-star establishment.

It is possible to bring a companion. However, you will be charged a supplement of €31 per night for a double room.

Nous vous laissons le soin de réserver les billets d’avion ou de train pour la personne qui vous accompagnera.

If you would like to come with someone, please specify this in the “comments/requests” field of the logistics form.

Important :

Please note that your companion will not be able to participate in the dinner organized for the speakers.

The need for a visa depends on your nationality:

• Ressortissants de l’Union Européenne, de l’Espace Économique Européen ou de la Suisse : pas de visa requis.
• Autres nationalités : certains pays sont exemptés de visa pour un séjour court, d’autres nécessitent un visa Schengen.

To check your personal situation, visit the website France-Visas.

La Fondation FARM vous assistera dans votre demande de visa en vous fournissant une lettre d’invitation officielle détaillant :

• L’objet de votre venue
• Les dates de l’événement
• Votre rôle d’intervenant
• Coverage of your costs related to participation in the conference

Si une assurance rapatriement est nécessaire pour votre demande de visa, nous vous rembourserons les frais associés sur présentation d’un justificatif.

N’hésitez pas à nous solliciter pour toute assistance supplémentaire dans votre processus de demande de visa.

Oui, les frais de visa sont remboursés par la Fondation FARM sur présentation d’un justificatif.

After your trip, send your refund request by email to: conference@fondationfarm.org including:

• the summary form of expenses incurred
• scanned proof of purchase of these costs (make sure they are legible)
• your bank details

The refund will be made by bank transfer within 15 working days after receipt of your complete request.

Special cases of costs incurred in a currency other than the euro / costs incurred by a participant whose bank account currency is other than the euro

Reimbursement will be made in cash in euros on the day of your arrival for the conference.

Afin de préparer le remboursement, merci d’adresser au plus tard le 13 février 2026 vos justificatifs ou a minima une estimation du montant des frais à vous rembourser.

Il n’y a actuellement aucune exigences sanitaires particulières pour entrer en France.

Pour obtenir les informations les plus récentes et officielles sur les conditions sanitaires d’entrée en France, nous vous recommandons de consulter régulièrement le site du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, rubrique « Venir en France ».

• Petits-déjeuners : inclus dans la réservation de votre chambre d’hôtel
• Dîner organisé par la Fondation FARM le 16 février
• Lunch on the day of the conference: catered buffet provided

Afin de répondre au mieux à vos attentes, veuillez préciser vos restrictions alimentaires dans la section « dîner du 16 février » du formulaire logistique. La Fondation FARM mettra tout en œuvre pour proposer des alternatives adaptées à votre régime. Bien que nous ne puissions garantir une correspondance parfaite pour tous les régimes, nous nous efforcerons de trouver des solutions satisfaisantes.

Le dîner du 16 février est l’occasion de rencontrer les autres intervenants. Il s’agit d’un dîner convivial. Nous vous conseillons de choisir une tenue qui soit à la fois élégante et décontractée, afin de vous intégrer à l’événement. Une tenue de soirée formelle n’est pas nécessaire.

The dinner is reserved exclusively for speakers and members of the FARM Foundation's governing board. We cannot make exceptions to this rule.

Your main contact for any logistical questions is:

Katia RAZAFINDRAMAVO

Email: katia.razafindramavo@fondation-farm.org

Phone / WhatsApp: +33 7 67 53 31 68